Så gör du dig redo för din första enkät

Av Morten Bærnholdt Lund, Ramboll Management Consulting

Innan du skickar ut din första enkät är det flera saker du med fördel kan göra. Här är sex steg som hjälper dig att göra en bra undersökning med hög svarsfrekvens och resultat du kan använda.

Om du ska skicka ut din första enkät är det några saker det är bra att fundera över innan du sätter igång. Det behöver inte vara en vetenskap att skicka ut en undersökning. Lite kunskap om kunder och användare är alltid bättre än ingen kunskap alls. Men det är viktigt att de svar du får ger en verklig bild av det du vill veta mer om. Här är sex punkter som hjälper dig att göra en bra undersökning med hög svarsfrekvens och användbara resultat.

1. Identifiera vilka som ska svara

För att svaren från din undersökning ska kunna användas till något måste du säkerställa att det är rätt personer som tillfrågas. Gör ett gott förarbete så att du är säker på att de du frågar även är de som vet något om det frågorna gäller. När du vet vilka du ska fråga ska du välja vilket sätt som är bäst att kontakta dem på. För de flesta målgrupper finns flera sätt och kanaler att välja mellan så det gäller att välja de kanaler som respondenterna troligtvis kommer att kunna nås via. Använd om möjligt gärna flera kanaler

2. Klargör vad du vill veta

Innan du börjar välja ut frågor bör du göra klart vad undersökningen är tänkt att leda till. Vad är det konkret ni har behov av att få veta? Och vilka slutsatser hoppas ni kunna dra? Är det flera interna intressenter som ska använda undersökningens resultat är det viktigt att du ser till att alla är eniga om syftet innan frågor och undersökning utformas. När alla är överens om syftet blir det enklare att formulera frågorna och lättare att hålla frågeformuläret kort och precist.

3. Ställ bara frågor om det du vill veta

När det nu ändå ska skickas ut en undersökning till kunder eller användare kan det vara frestande att smyga in ett par frågor som ligger utanför undersökningens primära syfte. Vårt råd är: Låt bli det. De extra frågorna är bara utfyllnad och ju fler frågor respondenterna ska besvara, desto svårare är det att få dem att ge tillfredsställande svar. Det gäller speciellt om respondenterna upplever att vissa av frågorna är irrelevanta. De bästa undersökningarna är de som går rakt på sak och bara frågar om sådant som överensstämmer med undersökningens överordnade syfte.

4. Fråga bara om saker som går att förändra

När du ställer frågor till en kund eller användare skapar du samtidigt en förväntan om att du kan ändra på det du frågar om. Ställer du t.ex. en fråga om hur nöjd kunden är med företagets öppettider kan du räkna med att den kund som inte är nöjd med öppettiderna förväntar sig att du kan ändra dem. Varför skulle du annars fråga? Kan du inte ändra på det du frågar om, så låt bli att fråga.

5. Se till att ta fram rätt rapporter

Bra rapportering är avgörande för lyckade undersökningar. Om ni ska kunna agera på den information som er undersökning ger måste ni se till att behandla data på rätt sätt och förvandla siffrorna till information som är användbar för hela organisationen. Redan innan du utformar din undersökning kan du med fördel överväga följande:

Vilka ska ha tillgång till den data undersökningen genererar?
Kan du bearbeta data som du vill och göra olika delar av undersökningen tillgänglig för de delar av organisationen som ska använda resultaten?
Hur ska resultaten presenteras? Kan ditt system göra data tillgängliga på ett begripligt sätt utan att du behöver göra allt arbete själv?

Vissa vill gärna ha själva siffrorna medan andra gärna vill ha en visuell presentation av data. Välj det som passar mottagarna.

Rådgivning innan din första undersökning
Vi ger dig gärna feedback inför din första undersökning. Om du vill veta mer om hur du kan jobba med utvärderingar och undersökningar är du hjärtligt välkommen att kontakta oss på +45 70 26 78 22.

Du är också välkommen på någon av våra kurser om frågeformulär och metoder. Där kan såväl nybörjare som vana undersökare lära sig mer om hur man jobbar innan, under och efter den första undersökningen. Klicka här för mer information eller anmälan.

Med vänlig hälsning,
Team SurveyXact