DIGITALA OMRÖSTNINGAR I SURVEYXACT

Elektroniska omröstningar i SurveyXact

Traditionella omröstningar där valsedlar i pappersform skickas till alla anställda, som därefter förväntas att returnera den ifyllda valsedeln i ett svarskuvert, är både tidskrävande och dyra. Till följd av detta har många SurveyXact-användare börjat genomföra digitala omröstningar direkt i SurveyXact.

Användningsområden kan exempel vara:

  • Val av arbetstagarrepresentanter i bolagsstyrelse
  • Omröstningar i samband med bolagsstämma, årsstämma och årsmöten
  • Omröstningar i bostadsförening

En sådan omröstning måste vara:

  • Säker
  • Anonym
  • Tillgänglig för alla att delta i

I den här guiden berättar vi om den typiska urvalsprocessen och hur SurveyXact på ett säkert och effektivt sätt kan stödja en digital omröstning. Som exempel utgår vi ifrån processen då arbetstagarrepresentanter väljs till en företagsstyrelse.

Vi går igenom följande fyra steg:

01. Förberedelser inför omröstningen
02. Kandidatuppställning
03. Valprocessen
04. Valresultatet

 

01 FÖRBEREDELSER INFÖR OMRÖSTNINGEN

När ett företag har beslutat att genomföra ett styrelseval, skapas vanligtvis en urvalskommitté med relevanta deltagare från organisationen.

Valberedningens uppgift är att fastställa:

  • Syftet med omröstningen (t.ex. att välja två arbetstagarrepresentanter och två suppleanter)
  • Övergripande tidsplan för omröstningen, inklusive kommunikationsplan
  • Bestämma omröstningens utformning
  • Definition av vilka anställda som har rösträtt
  • Valregler (antal röster per anställd, blanka röster etc.)
  • Relevanta distributionskanaler för valurnorna (e-post, SMS etc.)

02 KANDIDATUPPSTÄLLNING

Företagets anställda uppmuntras att ställa upp i val till styrelsen, om de vill bidra till företagets framtida strategi och utveckling.

Detta kan kommuniceras via olika kanaler:

  • Via intranätet
  • Via ett e-postmeddelande till alla anställda
  • Via ett SMS till alla anställda

De medarbetare som är intresserade ombes tillhandahålla följande:

  • Namn, ålder, befattning och år som anställd
  • Arbetserfarenhet
  • Fritidsintressen
  • Vad vill du kämpa för i styrelsen?
  • Eventuell "hjärtefråga"

Ett frågeformulär upprättas i SurveyXact, där kandidaterna kan ange önskad information.

EXEMPEL PÅ KANDIDATUPPSTÄLLNING (BAKGRUNDSUPPGIFTER)

EXEMPEL PÅ KANDIDATUPPSTÄLLNING (PERSONLIGA UPPGIFTER)

03 VALPROCESSEN

När valperioden är över granskar valberedningen ansökningarna från de anställda som vill ställa upp för företagsstyrelsen. Syftet är att undersöka om alla sökande når upp till kraven för att ställa upp.

Alla godkända kandidater läggs till i en digital valsedel för en omröstning i SurveyXact, där relevant information om kandidaterna visas.

Röstreglerna (antal röster per anställd, hantering av tomma röster etc.) är inbyggd i valundersökningen så är det inte möjligt att skicka en ogiltig valsedel.

Alla röstande anställda får en inbjudan till delta i valet med en länk till en elektronisk valsedel medde nominerade kandidaterna.

Anonymt val:

Det är viktigt att anställda kan lita på att valet genomförs anonymt. Valundersökningen är inställd som en anonym omröstning i SurveyXact. Den där betyder att valet genomförs helt anonymt och ingen (eller valchefen) kan se vem de enskilda anställda har röstat på.

Utskick av valsedlar:

Relevanta kontaktuppgifter för alla berättigade anställda extraheras från företagets HR-system till ett Excel-ark. Dessa information laddas sedan in i SurveyXact-omröstningen.

Det är viktigt att alla berättigade anställda har möjlighet att rösta.

Valsedlarna kan skickas till de röstande anställda via olika distributionskanaler. De vanligaste är:

  • E-post: Om alla företagets anställda har en företags-e-postadress föredrar de vanligtvis att skicka ut valurnan via e-post.
  • SMS: Länkar till digitala valsedlar kan också skickas ut via SMS till anställda. Denna metod ger vanligtvis en högt valdeltagande.

EXEMPEL PÅ FÖLJEBREV FÖR DIGITALA OMRÖSTNINGAR

Bästa kollega,
Som tidigare meddelats välkomnar vi nu er att lämna er digitala röst i valet av arbetstagarrepresentant och suppleanter i bolagsstyrelsen. Nedan hittar du din personliga åtkomstlänk till det elektroniska frågeformuläret. Om länken inte fungerar kan du alternativt gå till svarsfabriken.se och ange din personliga röstkod: XYZ123

Länken är personlig och får under inga omständigheter överföras till andra kollegor eller till tredje part. Den digitala omröstningsprocessen är naturligtvis hemlig och anonym.

Du har två röster som du kan placera valfritt. Det är inte möjligt att placera båda rösterna på samma kandidat. Det är möjligt att rösta blankt med en eller båda rösterna.

Det är möjligt att komma åt den digitala valsedeln och ändra dina röster under hela omröstningsperioden, dvs. fram till den 18 februari 2021. Valresultatet meddelas omedelbart efter det att rösterna räknats.

[Länkadress till personlig digital valsedel]

 

FÖLJ RÖSTRÄKNINGEN LIVE:

 

Valberedningen kan följa valdeltagandet under hela omröstningsprocessen via en dynamisk svarsbarometer som en webbrapport eller en Dashboard.

 

Valsedel:

Den digitala valsedeln kan ställas in med olika detaljnivåer i SurveyXact.

A) Det enkla valsedeln

Typ A innehåller helt enkelt namnet, positionen och avdelningen för varje kandidat. Det påminner om vilken typ av omröstning vi känner från vanliga parlamentsval - det är bara elektroniskt.

B) Det visuella valsedeln

Typ B innehåller samma information som typ A, men det är det kompletterat med en bild av varje kandidat.

C) Det detaljerade valsedeln

Typ C innehåller samma information inkl. bild som typ B, men dessutom är det möjligt att läsa detaljerad information om varje kandidat. Det kan till exempel vara information om vad kandidaten kommer att kämpa för i styrelsen och möjligen. flaggskepp.

04 VALRESULTAT

Vid tidsfristen för röstperioden stängs den DIGITALA omröstningen i SurveyXact automatiskt och det är inte längre möjligt att rösta.

Röstreglerna infogas direkt i den digitala omröstningen, vilket innebär att varje enskild röst är kontrollerad (antal röster per anställd, blanka röster etc.) under själva fyllningen. Man kan säga att det är omöjligt att skicka en ogiltig valsedel.

Detta innebär att det faktiska "rösträkningen" kan ske helt automatiskt och valresultatet är tillgängligt omedelbart efter omröstningen stängt.

Valresultatet kan visas i en Dashboard i SurveyXact eller överföras till en pdf-rapport som ett formellt valdokument.

EXEMPEL PÅ EN RAPPORT ÖVER VALRESULTATET

FÖRDELAR MED ATT ANVÄNDA SURVEYXACT FÖR DIGITALA OMRÖSTNINGAR

Genom att använda SurveyXact för att genomföra företagets omröstningar finns många fördelar:

Säkert

SurveyXact säkerställer att inga ogiltiga valsedlar registreras.

Effektivt 

Urvalet bestäms mycket effektivt med SurveyXact och utan kostnader för porto, post och manuell rösträkning.

Anonymt 

SurveyXact ser till att valet sker 100% anonymt.

Snabbt valresultat 

Valresultatet finns tillgängligt omedelbart efter omröstningens slut. räkningen av rösterna sker automatiskt. 

Fullt deltagande

Alla röstberättigade har möjlighet att delta i valet via e-post eller SMS. Ett hög valdeltagande kan ofta uppnås, eftersom det finns möjlighet att skicka påminnelser.

Behöver du feedback inför din digitala omröstning?

Då är du varmt välkommen att höra av dig till våra experter på telefonnummer +45 70 26 78 22 eller via e-mail på kontakt@surveyxact.se

Med vänlig hälsning,
Team SurveyXact

Vi använder Cookies

Webbsidan använder cookies för att minnas dina inställningar och samla in statistik. Denna information delas med tredje part. Läs mer här

Få en personlig genomgång

Priser och information

Behöver du hjälp med din enkät?