Sex tips som ökar svarsfrekvensen för dina undersökningar

Av Morten Bærnholdt Lund, Ramboll Management Consulting

Om du står i begrepp att genomföra en undersökning har du säkert redan ställt dig frågan: Hur får jag så hög svarsfrekvens som möjligt? En hög svarsfrekvens för en undersökning är avgörande för att det ska gå att omvandla insamlade data till användbar och trovärdig kunskap. Men du kan vara lugn, du behöver inte vara metodexpert för att komma igång. Här är sex tips som hjälper dig att få så många svar som möjligt på nästa undersökning.

1. Fråga om rätt saker

Var rakt på sak och fråga bara om det ni vill ha svar på. Innan du börjar utforma undersökningen är det viktigt att definiera undersökningens syfte så exakt som möjligt. När syftet är formulerat är det mycket enklare att se om de enskilda frågorna i undersökningen faktisk bidrar till syftet. Om undersökningen har flera syften är det ofta bättre att dela upp den och göra två eller flera undersökningar – som skickas ut vid olika tillfällen. Korta och precisa undersökningar får högre svarsfrekvens än långa och breda undersökningar. Föreställ dig själv som respondent: Skulle inte du också tycka att det var mer överkomligt att svara på några få skarpa frågor som är relevanta för dig, än en bredare undersökning som vill ha svar på allt möjligt?

2. Fråga vid rätt tidpunkt

Det går inte att säga entydigt vad som är rätt tidpunkt, men sätt dig in i mottagarens situation och försök avkoda när mottagaren kan förväntas ha en aktuell uppfattning om det ämne undersökningen handlar om. Om du kan se att den tidpunkten ligger 14 dagar framåt i tiden kan det vara värt att vänta. När ämnet är aktuellt och relevant för mottagaren får man fler och mer adekvata svar.

3. Ställ begripliga frågor

Är dina frågor långa och svåra att förstå är det större risk att mottagaren missförstår dem, hoppar över en fråga eller helt avstår från att genomföra undersökningen. Använd ord som personerna i mottagargruppen förstår och undvik om möjligt fackuttryck. Det kan vara en bra idé att låta en kollega eller bekant som passar in på målgruppen testa undersökningen. Observera då hur vederbörande reagerar på de olika frågorna. Det är helt naturligt att falla tillbaka i sitt eget fackspråk utan att själv lägga märke till det. Feedback från målgruppen kan bidra till att du kan undvika onödigt fackspråk och hitta frågor som inte tillför något eller är formulerade på ett krångligt sätt.

4. Fråga via rätt kanaler

Om du känner målgruppen för din undersökning kan du även ta reda på vilka medier gruppen använder. Enkätundersökningar kan i dag genomföras på många sätt och platser. T.ex. via e-post, SMS, post, QR-koder och sociala medier. Och du kan enkelt använda flera medier på en gång. När du når målgruppen på den plattform där användarna finns ökar sannolikheten för att de ska se ditt budskap och att de tar sig tid och får lust att svara. Om svaren kan ges när de sitter på tåget till eller från jobbet ska mottagarna kanske få ett meddelande tidigt på morgonen eller sent på eftermiddagen. Andra gånger vet du kanske att det är en jobbadress du skickar till – då kan ett meddelande vid lunchtid vara bra för att öka svarsfrekvensen. Gemensamt för alla metoderna är att ju fler möjligheter du kan ge respondenterna att svara, desto mer benägna är de att göra det. Så överväg exempelvis om den klassiska inbjudan ska följas av en SMS-påminnelse – du kommer att bli överraskad över resultaten.

5. Ställ frågor med hjälp av logiska skalor

Det är viktigt att välja svarsskalor med omtanke. Du känner säkert till den klassiska skalan från "Instämmer helt" till "Instämmer inte alls" och det finns en bra anledning till det. Den utmärker sig nämligen genom att vara både lätt igenkännlig och enkel för respondenten att tolka. Precis som med valet av frågor är det viktigt att undvika missförstånd och förvirring hos mottagaren, så tänk dig noga för när du väljer svarsskalor till ditt frågeformulär. Om du tvekar bör du låta bli att återuppfinna hjulet – använd i stället välkända och beprövade skalor.

Vi rekommenderar att du vid de flesta tillfällen använder en skala med ett udda antal svarsalternativ. Att placera sig på en skala med ett jämnt antal alternativ gör att det inte går att placera sig "i mitten". Om det är där mottagaren vill placera sig riskerar du att få ett "vet inte"-svar i stället för ett verkligt svar, eller ännu värre inget svar alls eftersom mottagaren blir så irriterad över skalan att vederbörande hoppar över frågan.
Vi rekommenderar att du använder skalor och benämningar som är överskådliga och bekanta för de flesta. Om man måste förhålla sig till en ny sorts skala eller en mycket nyanserad skala kan det bli väldigt svårt och tidskrävande för mottagaren. Så tidskrävande att man hellre avstår. Ju mindre tid respondenten behöver för att förstå dina skalor, desto mer tid har de att svara utförligt på själva frågorna.

6. Ge mottagaren en bra upplevelse

Detta förslag ökar inte svarsfrekvensen för den första undersökning du skickar ut. Men om mottagaren fått en positiv uppfattning om den första undersökningen är det större chans att få ett svar från vederbörande nästa gång du behöver deras hjälp. En bra upplevelse kan vara flera saker. Om ovanstående fem punkter är avklarade har du redan kommit långt. Det är också alltid trevligt att kunna tacka för deltagandet och exempelvis erbjuda att deltagaren får ta del av relevanta resultat från undersökningen. Eller så kan du skicka användaren vidare till en relevant sida som avslutning på undersökningen.

Ramboll har drygt 30 års erfarenhet av olika sorters undersökningar och bearbetning av data för stora och små danska och internationella företag samt offentliga institutioner och myndigheter. Så om du behöver mer kunskap och inspiration kan vi säkert hjälpa till.

Kurser som ger större utbyte
Om du vill lära dig mer om hur du kan arbeta med utvärderingar och undersökningar är du varmt välkommen till någon av SurveyXacts kurser om frågeformulär och metoder. Kurserna är gratis för SurveyXacts kunder och såväl nybörjare som erfarna analytiker kan lära sig mer om hur man kan jobba innan, under och efter en undersökning. Du kan läsa mer om kurserna på denna länk.

Vi ser fram emot att höra från dig.

Med vänlig hälsning,
Team SurveyXact