Covid19-undersökningar ger nya insikter från hemmakontoret

Ergonomi, digitala verktyg och en ny typ av arbetsledning. Covid19-krisen har varit ett stort arbetsexperiment för företag runt om i världen. Ett experiment som många lyckas med, säger Ramboll-experten. Detta stöds av undersökningar hos statliga företag i Norge.

De flesta företag har god kontroll över viktiga HR-uppgifter om anställdas välbefinnande, engagemang, arbetssituation och tillfredställelse med närmaste chefen. Men när en global pandemi påverkar ”modus operandi” måste företagen söka ny insikt.

Detta gjordes av bland annat Norges hälsoinspektion, Statens helsetilsyn, och Norges förvaltningsmyndighet för byggnation och fastighetshetsförvaltning, Statsbygg. För hur trivs egentligen de anställda på hemmakontoret, vad betyder det för ledningen och hur fungerar IT och ergonomi på distans? Vi har pratat med båda företagen och en av våra experter för att förstå både orsakerna och insikten från ”coronaundersökningarna”. Det vill säga undersökningar som tar tempen på företagen under Covid19-krisen.

En ansvarsfull arbetsmiljö

Statens hälsomyndighet har själv varit en viktig aktör i myndighetens arbete under krisen, och som de flesta andra företag var de tvungna att anpassa sig snabbt till den nya situationen. Därför beslutade de att göra en ny undersökning.

Kristi Hellesylt, som är avdelningschef för administrationen, säger:

– Covid-19 har lett till stora förändringar i vårt sätt att arbeta. Innan coronaviruset arbetade bara ett fåtal av våra anställda regelbundet från hemmakontoret av olika skäl. Under de senaste månaderna har alla anställda - med några få undantag - arbetat från hemmakontoret. Den stora förändringen påverkar många aspekter av arbetsförhållandet; särskilt hur vi arbetar tillsammans och hur vi utövar ledarskap. Vi behövde därför en utvärdering av arbetsmiljön i denna förändrade vardag.

– Undersökningen har gett oss användbar information om hur hemmakontorslösningen fungerar, både vad gäller praktiska och tekniska frågor, liksom samarbete och psykosociala faktorer. Det är viktigt för oss att anställda har en fullt ansvarsfull arbetsmiljö på alla sätt, även i denna hemmasituation. Digital arbetsledning har också varit i fokus under denna period.

Digital arbetsledning

Detta är i linje med många företag som Ramboll Management Consulting har hjälpt de senaste månaderna. Digital arbetsledning skiljer sig från vanlig arbetsledning, och det sker inte av sig själv; det måste planeras, förklarar Vetle Høivang från Rambolls kontor i Oslo. Han är expert på medarbetarundersökningar och vet vad de anställda behöver:

– I en tid då medarbetarna "leder sig själva" hemifrån kan det utmana den dagliga interaktionen med ledningen och kollegorna. Vi ser ofta att kontakt med chefen och kollegorna betyder mycket för både arbetstillfredsställelse och utförandet av uppgifterna. Här är digital kompetens viktig, och vi ser att anställda som har hög kompetens oftare har kontakt med chefen och kollegorna. Chefer måste underlätta digital interaktion och se till att anställda har tillräcklig kontakt med teamet.

– När alla är på samma kontor kan arbetsledningen lättare känna av stämningen. Det är svårt på avstånd och är för de flesta chefer en ovan situation. En undersökning av hur de anställda upplever situationen är därför värdefull för både den enskilda chefen och företaget som helhet.

Detta ses också hos Statsbygg, som ville gå från intryck till insikt baserat på data och feedback från anställda. Även här spelar ledningen en särskild roll:

– Som för de flesta andra drabbade coronapandemin oss plötsligt och våra anställda var tvungna att snabbt anpassa sig till en förändrad arbetssituation. Vi hade intrycket av att anställda var bra på att anpassa arbetsuppgifter och sammanhållning med kollegorna och att chefer följde upp anställda väl genom Skype och Team. Ändå ville vi göra en undersökning för att identifiera hur den nya arbetsdagen påverkar oss för att få en bättre grund för att göra lämpliga planer i framtiden, förklarar HR-rådgivare Ragnhild Evenshaug.

– Vi kan se att de allra flesta upplever en stödjande ledning och god interaktion med kollegor, och det indikerar att chefer och anställda har hittat bra sätt att interagera via digitala plattformar.

Fysiska ramar

I likhet med norska hälsoinspektionen har Statsbygg också fått insikt i arbetsmiljön.

– Undersökningen har bekräftat att Statsbyggs anställda klarar sig bra i den här situationen. Vi ser dock att hemmakontorets ergonomi är mindre tillfredsställande än vi är vana vid. Genom ett öppet kommentarsfält i slutet av undersökningen fick vi mycket bra input för beredskapsgruppen och hanteringen när det gäller informations- och infektionsskydd samt ergonomiska behov och IT-utrustningsbehov, förklarar Evenshaug.

Rambolls expert, Vetle Høivang, bekräftar att arbetsverktyg och den fysiska ramen innebär mycket för både arbetstillfredsställelse och problemlösning. Det kan påverka hur många som kommer att fortsätta arbeta mer hemifrån i framtiden, säger han.

Statsbyggs har därför också använt möjligheten att ta reda på hur många anställda som gillar att arbeta hemifrån och hur många som tänkbart kan använda hemmakontoret när situationen återgår till det normala.

– Undersökningen har gett oss användbar information om hur hemmakontorslösningen fungerar, både vad gäller praktiska och tekniska frågor, liksom samarbete och psykosociala faktorer. Det är viktigt för oss att anställda har en fullt ansvarsfull arbetsmiljö på alla sätt, även i situationen på hemmakontoret. Digital arbetsledning har också varit i fokus under denna period.

Inte för alla

Tittar man på Rambolls undersökningar på deras kunders vägnar, framträder en tillfällig bild av att hemmakontoret förmodligen inte är för alla. En särskild grupp sticker ut, säger Vetle Høivang:

– Unga människor, och särskilt åldersgruppen mellan 30 och 39 år, upplever de största utmaningarna. Det finns två gånger så många i denna grupp som rapporterar om utmaningarna med att arbeta effektivt. Dessutom tror mer än hälften att digitala lösningar inte uppfyller deras behov av samarbete – jämfört med 35% av det totala. Det är viktigt att vara medveten om dessa grupper, särskilt om den ökade omfattningen av arbete från hemmet kvarstår.

Det kan finnas flera skäl till att de yngre åldersgrupperna känner sig mindre bekväm att arbeta hemifrån, förklarar Rambolls HR-expert. Kanske bor några av dessa människor mindre och mer urbant än sina äldre kollegor, eller kanske de har ett större behov av hjälp och stöd än de som är mer erfarna.

– Men att yngre människor har lägre välbefinnande verkar inte bero på vård av barn. Ja, de som tar hand om barn har större svårigheter att skilja mellan arbete och privatliv, men de tycker faktiskt om något bättre om situationen, säger Høivang.

På både norska hälsomyndigheten och Statsbygg är de gradvis på väg tillbaka till kontoret. Men den positiva upplevelsen av hemmakontoret borde verkligen bli en del av det goda arbetslivet efter Covid-19.

Frågor?

Om du önskar veta mer om våra undersökningar om anställdas upplevelser av hemmakontorsmiljön, kontakta oss på kontakt@surveyxact.se eller tel. +46 732 317 976.