Highlights
Varför andelen lyckade överföringar nu ligger på 99,81 % sedan den manuella inmatningen automatiserades.
Hur API:et kopplar ihop lärplattformen, Microsoft och Surveyxact, så att data flödar automatiskt mellan systemen.
Hur rapporterna delas upp automatiskt, så att avdelningar bara ser sina egna resultat medan andra får full åtkomst.
Varför Bo Størup Nielsen, digital projektledare på Viden Djurs, kallar API-lösningen ”ingen raketforskning”, men ändå en game changer för befintliga system.
Det administrativa arbetet med kursutvärderingarna var en stor börda för den danska utbildningsanordnaren Viden Djurs – tills de satte upp en API-lösning som sparar dem 250 timmar om året
Och den bästa nyheten av alla?
Upplägget är så enkelt att alla kan göra likadant (ja, även du), och API-lösningen kan användas till en rad helt olika saker:
- Skapa respondenter
- Skicka ut enkäter till löpande mätningar
- Överföra insamlade data till ledningsrapportering, till exempel i Power BI
- Löpande städning, som att radera mätningar och data som inte längre ska lagras i Surveyxact
API stärker befintliga program
Bo Størup Nielsen, digital projektledare på Viden Djurs, är på många sätt drivkraften bakom utvecklingen.
Han och ledningen på Viden Djurs har som uttalat strategiskt mål att effektivisera processer och samtidigt förbättra kvaliteten i arbetet.
API-lösningen är ett skolexempel på hur olika system i en organisation kan kopplas ihop så att det både sparar tid och minskar risken för mänskliga fel.
I deras fall är det lärplattformen, Microsoft och Surveyxact som samspelar smidigt via API.
"Det är ingen raketforskning, men för en del är API-lösningen en fantastisk gåva som öppnar för nya möjligheter och ny potential i befintliga system."
– Bo Størup Nielsen, digital projektledare, Viden Djurs
250 timmar sparade om året
Varje år håller Viden Djurs över 400 kurser, som alla utvärderas.
Det innebar också att hela processen kring utvärderingarna tog mycket tid – sammanlagt runt 250 timmar om året.
Och eftersom det till stor del var en manuell process som, som Bo så träffande sammanfattar det, ”krävde många knapptryckningar i systemet”, var risken för mänskliga fel också hög.
Den utmaningen är nu i princip helt borta, med en andel lyckade överföringar på 99,81 % sedan API-lösningen infördes.
De hinner också själva gå igenom rapporterna innan de skickas vidare till kunden. Det gör de för att ytterligare säkerställa att inget har gått fel.
Samtidigt kan upplägget helt automatiskt dela upp rapporterna, så att vissa har åtkomst till allt medan andra avdelningar bara ser sina egna resultat.
.webp)
Automatisk rapportering
En annan utmaning var att det statliga system där kursdeltagarna fyller i sina utvärderingar inte gav Viden Djurs många möjligheter att ta fram statistik.
Det problemet har API-lösningen också löst.
Via API överför de automatiskt data från systemet till Surveyxact, som sedan tar fram relevanta rapporter utifrån kriterier som Bo och hans team har satt upp.
"API:et hämtar data från [det statliga utvärderingssystemet], lägger in dem i Surveyxact, tar fram fristående rapporter inom olika områden och delar dem med alla relevanta intressenter. Jämför du med hur det fungerade förut är det som natt och dag."
– Bo Størup Nielsen, digital projektledare, Viden Djurs
